SEKRETARKA NA WAGĘ ZŁOTA

PDFDrukujEmail

Artykuły miesiąca - Nr 178 luty 2019

Самые новые шаблоны Joomla на нашем сайте.
Красивые Шаблоны Joomla 2.5
Игровые шаблоны DLE
Самая быстрая Диета

Sekretarka nadzoruje organizację pracy przełożonego i trzyma pieczę nad dokumentacją, jak również pośredniczy w kontaktach między szefem a personelem i klientami. Jeśli myślisz, że to tylko prawa ręka dyrektora – jesteś w błędzie. To kręgosłup, szyja i głowa. Bywa, że i noga, bo doskonale wie, komu ją podłożyć. Zanim oberwiesz dziurkaczem, zacznij respektować jej pozycję i kompetencje. To nie szara myszka. To szara eminencja!

JAK JĄ WIDZĄ, TAK CIĘ PISZĄ

– Jaki jest twój ideał sekretarki? – pyta jeden dyrektor drugiego.

– Dwudziestoletnia blondynka z trzydziestoletnim doświadczeniem – pada odpowiedź.

To jeden z wielu dowcipów, które krążą po biurowych gabinetach. Jeśli zaczniesz szperać w czeluściach internetu, to prędzej niż później natrafisz na dowcipy o sekretarkach, które trącą seksizmem. Tymczasem mało kto zadaje sobie trud, by sprawdzić etymologię słowa „sekretarka”, a wywodzi się ono z łaciny i znaczy tyle, co „osoba, której powierza się tajemnice”.

Podstawowym warunkiem, by zostać sekretarką, nie jest posiadanie nóg do nieba i czupryny do pasa (choć i takie ogłoszenia widują światło dzienne), ale umiejętność przechowywania sekretów i dyskrecja. Taka osoba nie będzie na stanowisku tylko przez jedną kadencję dyrektora, ale może zmieniać wraz z nim miejsca pracy lub asystować kolejnemu. Nie szepcze po kątach, nie węszy, nie upublicznia informacji przeznaczonych do wiadomości prywatnej, nie rozgłasza porażek prezesa, nie szkaluje. Choć plotkowanie to częste hobby pracowników korporacji, jednak profesjonalna sekretarka nie śmieci na własnym podwórku.

Sekretarka jest pierwszą osobą, z którą ma styczność potencjalny klient. Dlatego musi prezentować nienaganną kulturę osobistą. Składa się na nią umiejętność prowadzenia konwersacji (zarówno telefonicznej, jak i podczas wielkiej gali), znajomość zasad savoir-vivre’u (dostosowanie manier do miejsca i towarzystwa), estetyka wyglądu (umiejętność doboru kreacji do okoliczności, bez epatowania cielesnością), moralność (przestrzeganie wartości firmy) oraz zdolności interpersonalne (kwestia doboru tematów w zależności od interlokutora). To właśnie wysoka kultura osobista pozwala na niekonfliktowe współżycie i komunikację z ludźmi.

AAA SZUKAM OMNIBUSA

W pracy sekretarka nie obejdzie się bez kwalifikacji zawodowych. Pomimo tego, że stanowisku nie jest przypisany żaden kierunek studiów, to należy ukończyć różnorodne szkolenia i mieć wielopłaszczyznowe przygotowanie, by parać się tą profesją. Dziś już nie wystarczy biegłość w obsłudze faksu. Teraz stawia się na znajomość języków obcych (będąc w UE, wiele firm korzysta z przywileju kreowania usług na rynkach zagranicznych), wiedzę z zakresu socjologii i psychologii pracy (jak nadzorować grupę), sprawne operowanie językiem ojczystym w mowie i piśmie (konstruowanie przemówień dla przełożonych i korespondencja z kontrahentami) oraz umiejętność sprostania wielu wyzwaniom naraz (to wyjątkowo trudna sztuka, by przełączać się między zadaniami, nie rujnując jednocześnie wydajności i utrzymując stabilny poziom skupienia). Ponadto osoba na tym stanowisku musi dobrze orientować się w dziedzinach takich jak prawo, administracja, ekonomia i marketing.

Oprócz rutynowych, niezmiennych elementów biurowego młyna, dla sekretarki każdy dzień to nowe wyzwania. Jej projekty, w przeciwieństwie do prac zespołowych, nie mają końca. W miejsce nudy i przestojów pojawiają się wyzwania. One z kolei są motorem napędowym do samodoskonalenia się, podnoszenia kwalifikacji i gromadzenia doświadczeń, które mogą stanowić fundament ewolucji zawodowej. To – wbrew powszechnej opinii – stanowisko z potencjałem i całkiem solidny start do kariery.

Oczekiwania wobec sekretarek niosą często za sobą adekwatną gratyfikację – za swoją ofiarność i lojalność bywają one sowicie nagradzane.

TECHNIK ASERTYWNOŚCI

Pewne aktywności zawodowe wymagają całodobowej dostępności. Przyjmując posadę, sekretarka musi wiedzieć, że od jej gotowości do wyrabiania godzin nadliczbowych zależy sukces całej ekipy. To ważne, by z każdego napięcia umiała wyjść bez szwanku. Aby sprostać wymogom, musi przede wszystkim mieć dużą motywację do pracy. W tym zawodzie nietrudno ulec wypaleniu i nabawić się chorób na tle nerwowym.

W biurowym galimatiasie łatwo podnieść ręce do góry w geście poddania i przyjąć na siebie wszystkie bolączki pracowników. Dlatego dla sekretarki trudna sztuka odmawiania, zwana asertywnością, powinna być chlebem powszednim. Musi zmiarkować, gdzie leży cienka granica pomiędzy gorliwością a przegięciem. Jej odmowa nie powinna budzić zastrzeżeń – ma wynikać z pewności siebie i poczucia własnej wartości, a nie z arogancji czy agresji. Asertywna sekretarka w kulturalny sposób broni swojej pozycji, egzekwuje swoje prawa i odbiera ataki natrętów. Inaczej nie rozwinie skrzydeł, utknie w martwym punkcie i będzie harować na wyniki innych. Nikt nie dostrzeże jej zdolności, ponieważ wypracuje sukces kombinatorom i nygusom.

WESPÓŁ W ZESPÓŁ

Od kilku lat w Polsce sekretarki i asystentki obchodzą swoje święto 25 stycznia – to Dzień Sekretarki i Asystentki, ale przyłączają się również do międzynarodowych obchodów 25 kwietnia (w Belgii trzeci tydzień kwietnia). W zawodzie tym dominują kobiety, choć mężczyzn przybywa, zwłaszcza w branżach związanych z technologią.

Wprowadzenie do kalendarza nowego święta miało na celu uświadomienie społeczeństwu, że sekretarka (pomoc zespołu) czy asystentka (pomoc dyrektora) to dzisiaj nie miernie wykwalifikowana siła robocza potrafiąca jedynie zaparzyć kawę i obsłużyć kserokopiarkę, ale profesjonalistka z dyplomami. To jednocześnie promowanie pracy osób na wszystkich stanowiskach administracyjnych.

Pracownicy administracyjni to filary działalności firmy. Dostrzeż i doceń ich pracę, przygotowując na ich cześć firmowe party. Wybór atrakcji zależy jedynie od inwencji twórczej. Zawsze w dobrym tonie jest spotkanie towarzyskie przy zainicjowanym bufecie. Stół nie musi uginać się od przekąsek, bo przy swobodnej i familijnej atmosferze wystarczą łakocie i owoce. Jeśli chcesz uhonorować życzliwą asystentkę czy recepcjonistkę, wręcz jej szampana o wytrawnym smaku lub wino z profesjonalnej winnicy. Pamiętaj, by na prezent przeprowadzić cichaczem zrzutkę. Nietaktem byłoby znalezienie przez obdarowanego rachunku, który musiałby rozliczyć z księgowością firmy. Upominek nie musi kosztować kroci, ale musi towarzyszyć mu choćby krótkie exposé dyrektora i wiwat pracowników współuczestniczących w fecie.

Sekretarka nie zna dnia ani godziny, kiedy wybijają jej… nadgodziny. Stąd świetną propozycją uhonorowania jej zasług jest dzień wolny od pracy, z nakazem wyłączenia służbowego telefonu komórkowego. Niech wyjdzie na miasto w celu innym niż nadanie listów poleconych lub odbiór koszul szefa z pralni. Można podsunąć asystentce bilet do kina lub na masaż – z pewnością w codziennej krzątaninie brakuje jej czasu na zaspokojenie własnych potrzeb. A przecież jest wizytówką biura!

Jeśli sekretarka z twojego otoczenia aż kipi do pomysłów, a podczas przerwy podczytuje poradniki szkoleniowe, warto zafundować jej udział w specjalistycznym kursie lub w warsztatach na tematy, które są bliskie jej sercu. Współczesny pracownik administracyjny nie może stać w miejscu. Zmienia się informatyka, technologia, prawo. Wymogiem jest ustawiczne kształcenie, dlatego w interesie firmy leży podsuwanie materiałów dokształcających. Ciesz się, że trafiłeś na osobę głodną wiedzy, wnikliwą i zaangażowaną.

Sekretarki nie można traktować przedmiotowo. Może i pracuje jak robot nowej generacji, ale to człowiek z krwi i kości. Mniej typową, aczkolwiek wskazaną praktyką jest organizowanie dni otwartych dla dzieci pracowników (zwłaszcza podczas ferii, kiedy placówki oświatowe nie funkcjonują, a opiekunki żądają kokosów). Niech w jednym z pomieszczeń biurowych czeka na nie wykwalifikowana niania, stołówka i kącik z zabawkami.

Dobra sekretarka jest na wagę złota. Nigdy nie odczujesz, że szef opuścił biuro, ponieważ swoje obowiązki wykonuje równie uczciwie jak podczas jego obecności. Jeśli widzisz, że tonie pod stosem papierów, zaparz jej kawę i zaproponuj pomoc. Odwracając role, wyrazisz szacunek dla jej mozolnej pracy. Bo jej sukces to także twój sukces.

 

Sylwia Znyk

Gazetka 178 – luty 2019

WYDARZENIA


PARTNERZY


Łączna liczba odwiedzin

Aktualnie on-line:

WSPÓŁPRACA