Kiedy myślimy już bardzo poważnie o zatrudnieniu pierwszego pracownika, jest to znak, że mamy za dużo pracy, czyli że nasza firma się rozwija. Prowadząc jednoosobową działalność w Belgii lub spółkę, wiemy, ile jest formalności, żeby nie przeoczyć żadnych ważnych spraw. A jak jest z pierwszym pracownikiem? Poniżej opiszę najważniejsze formalności do załatwienia, zanim pracownik będzie mógł oficjalnie przystąpić do pracy w naszej firmie. Na szczęście nie musimy wszystkiego załatwiać sami. Usługi kadrowo-płacowe możemy zlecić tzw. sekretariatowi socjalnemu lub innej firmie specjalizującej się w administracji płac.

IDENTYFIKACJA WOBEC URZĘDU UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH (RSZ/ONSS)

W pierwszej instancji musimy zidentyfikować się jako nowy pracodawca w celu ustalenia przez urząd ubezpieczeń społecznych, jakie składki musimy odprowadzać za naszych pracowników. Składki różnią się w zależności od tego, czy chodzi o pracowników umysłowych, czy fizycznych. W przypadku pracowników fizycznych mogą być jeszcze różnice w kwotach składek w zależności od branży, w której pracodawca ich zatrudnia. Dane ważne do identyfikacji:

Jeśli identyfikacja się powiodła, to RSZ/ONSS nadaje nam numer, którym będziemy się zawsze identyfikowali w kontaktach z urzędem.

ZAWARCIE DODATKOWYCH UMÓW

Oprócz rejestracji jako pracodawca mamy dodatkowe i niezbędne formalności, które musimy jak najszybciej spełnić.

PIERWSZY PRACOWNIK

Jeśli już spełniliśmy wszystkie powyższe formalności, nadszedł czas na zatrudnienie pierwszego pracownika. Pierwszym i najważniejszym krokiem do potwierdzenia zatrudnienia jest DIMONA, czyli zgłoszenie pracownika do urzędu RSZ/ONSS. Dimona można zgłosić samemu na stronie www.socialsecurity.be lub przekazać do naszego biura kadrowo-płacowego.

W stosunku do pracownika powinniśmy przygotować następujące dokumenty:

Często wymagane jest dopasowane ubranie robocze i ochronne oraz inne osobiste środki ochronne dla pracowników. W większości przypadków pracodawca jest odpowiedzialny za dostarczenie tych środków pracownikowi. Takiej informacji może udzielić biuro kadrowo-płacowe.

 

KOSZT PIERWSZEGO PRACOWNIKA

W każdym z trzech regionów Belgii pracodawcy przysługują różne ulgi, jeśli chodzi o składki na ubezpieczenie społeczne przy zatrudnianiu pracowników. Te ulgi są podobne w każdym regionie i obecnie istnieją trzy ich rodzaje:

Pensja brutto czy stawka brutto pracownika dyktowane są przez komitet parytetowy (paritair comité) branży, w której zatrudniamy pracownika. Przy ustaleniu stawki musimy się także liczyć z funkcją i doświadczeniem pracownika.

Do miesięcznego wynagrodzenia dochodzą także ewentualne dodatki takie jak:

Nie zapominajmy o kosztach biura socjalnego, organu BHP i ubezpieczenia od wypadków przy pracy.

Zanim podejmiemy się zatrudnienia pracownika, warto poprosić w biurze kadrowo-płacowym o symulację pełnych kosztów zatrudnienia.

INNE WAŻNE ASPEKTY ZATRUDNIENIA

Język administracyjny pracodawcy

 

W zależności od lokalizacji siedziby operacyjnej firmy pracodawcy są zobowiązani do używania określonego języka (niderlandzkiego, francuskiego lub niemieckiego) w dokumentach socjalnych dla swoich pracowników. Użycie niewłaściwego języka skutkuje nieważnością dokumentów (np. pismo z zawiadomieniem o wypowiedzeniu umowy o pracę będzie nieważne, jeśli użyto niewłaściwego języka):

Czas pracy

Czas pracy to czas, w którym pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy. Czas pracy pracowników pełnoetatowych nie może przekraczać 9 godzin dziennie lub 38 godzin tygodniowo. Sposoby stosowania tego maksymalnego tygodniowego czasu pracy zależą od układu zbiorowego lub przepisów prawa pracy obowiązujących w przedsiębiorstwie. Czas trwania każdego okresu pracy nie może być krótszy niż trzy godziny.

W szczególnych okolicznościach można odstąpić od normalnych limitów czasu pracy. W zależności od okoliczności mogą, ale nie muszą być spełnione pewne formalności (jak np. uprzednie zezwolenie Inspekcji Społecznej). Przekroczenie limitu dziennego i/lub tygodniowego uprawnia do wypłaty dodatku za nadgodziny. Wynosi on co najmniej 50% normalnego wynagrodzenia za nadgodziny w zwykłe dni robocze i 100% normalnego wynagrodzenia za nadgodziny w niedziele i święta. Obowiązkowy odpoczynek nadrabiający zaległości musi być przyznany również za nadgodziny. W określonych warunkach pracownik może wybrać wynagrodzenie za nadgodziny. Od 1 lipca 2021 r. do 30 czerwca 2023 r. obowiązuje korzystny podatkowo system dla pracownika i pracodawcy w odniesieniu do pierwszych 180 godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym przypadających na pracownika.

Pomimo wstępnej administracji i kosztów związanych z zatrudnieniem pracowników nie zapominajmy, że pracownicy pomogą nam dalej rozwijać naszą firmę. Im lepiej będziemy ich traktowali, tym większa szansa na to, że pozostaną z nami na długi czas. Przez cały okres zatrudnienia naszym stałym partnerem i wsparciem jest biuro kadrowo-płacowe, które odpowie na każde pytanie związane z personelem.

 

Jowita Sokołowska

dyrektorka biura kadrowo-płacowego Payroll Planet

 

 

 

Gazetka 217 – grudzień 2022