Kiedy myślimy już bardzo poważnie o zatrudnieniu pierwszego pracownika, jest to znak, że mamy za dużo pracy, czyli że nasza firma się rozwija. Prowadząc jednoosobową działalność w Belgii lub spółkę, wiemy, ile jest formalności, żeby nie przeoczyć żadnych ważnych spraw. A jak jest z pierwszym pracownikiem? Poniżej opiszę najważniejsze formalności do załatwienia, zanim pracownik będzie mógł oficjalnie przystąpić do pracy w naszej firmie. Na szczęście nie musimy wszystkiego załatwiać sami. Usługi kadrowo-płacowe możemy zlecić tzw. sekretariatowi socjalnemu lub innej firmie specjalizującej się w administracji płac.

IDENTYFIKACJA WOBEC URZĘDU UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH (RSZ/ONSS)

W pierwszej instancji musimy zidentyfikować się jako nowy pracodawca w celu ustalenia przez urząd ubezpieczeń społecznych, jakie składki musimy odprowadzać za naszych pracowników. Składki różnią się w zależności od tego, czy chodzi o pracowników umysłowych, czy fizycznych. W przypadku pracowników fizycznych mogą być jeszcze różnice w kwotach składek w zależności od branży, w której pracodawca ich zatrudnia. Dane ważne do identyfikacji:

  • Branża, w której pracodawca prowadzi główną działalność (paritair comité).
  • Szczegółowo opisane główne prace, jakie pracownik będzie wykonywał (np. tynkowanie wewnątrz).
  • Miejsce pracy lub miejsce, z którego pracownicy będą wyjeżdżali do pracy. Przeważnie jest to siedziba firmy, a jeśli mamy inne miejsce, to musi być ono zarejestrowanie w KBO/BCE (vestigingseenheid / unité d’établissement).
  • Typ pracownika: pracownik fizyczny czy umysłowy.
  • Dane przedsiębiorcy lub osoby odpowiedzialnej w firmie za kontakt z urzędem ubezpieczeń społecznych oraz dane kontaktowe tej osoby.
  • Biuro kadrowo-płacowe, któremu przekazujemy pełnomocnictwo.

Jeśli identyfikacja się powiodła, to RSZ/ONSS nadaje nam numer, którym będziemy się zawsze identyfikowali w kontaktach z urzędem.

ZAWARCIE DODATKOWYCH UMÓW

Oprócz rejestracji jako pracodawca mamy dodatkowe i niezbędne formalności, które musimy jak najszybciej spełnić.

  • Każdy pracodawca zatrudniający pracowników musi wyznaczyć wewnętrznego doradcę ds. prewencji. Ponadto pracodawca musi przystąpić do zewnętrznej służby zajmującej się bezpieczeństwem i higieną w miejscu pracy. Służba ta musi pomóc pracodawcy w sporządzeniu ogólnego planu prewencyjnego i przeprowadza analizę ryzyka w przedsiębiorstwie. Dzięki tej usłudze zlecisz swoim pracownikom obowiązkowe badania lekarskie. Przynależność do takiego serwisu jest obowiązkowa. To, jakie badania lekarskie są obowiązkowe i w jakim czasie, zależy od wieku pracownika, klasy ryzyka firmy i wykonywanych zadań.
  • Zawarcie polisy ubezpieczenia od wypadków przy pracy: pracodawca ma obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia od wypadków przy pracy. Należy to zrobić przed rozpoczęciem zatrudnienia.
  • Fakultatywne zawarcie ubezpieczenia OC dla pracodawców: to nieobowiązkowe ubezpieczenie obejmuje szkody, które pracownik wyrządziłby osobom trzecim, a za które odpowiedzialność ponosi pracodawca. Pracodawca może sam wykupić to ubezpieczenie za pośrednictwem agencji.
  • Przynależność do sekretariatu socjalnego: pracodawca może dobrowolnie przystąpić do sekretariatu społecznego lub nie. Ze względu na kompleksowość przepisów większość pracodawców przystępuje do sekretariatu socjalnego. Oznaczenie „sekretariat socjalny” jest zarezerwowane dla uznanych przez rząd firm, które spełniają szereg surowych wymogów jakościowych. Uznany sekretariat socjalny działa jako pełnomocnik pracodawcy wobec organów urzędowych i dostarcza wszystkie niezbędne dokumenty związane z administracją płacową. Sekretariat socjalny różni się od firmy kadrowo-płacowej przede wszystkim tym, że może sam pobierać składki na „zusy” i podatki od pracodawców i przekazywać je do urzędów. Biura kadrowo-płacowe nie mają takiej możliwości, więc wystawiają pracodawcy dokument z instrukcjami przelewu składek bezpośrednio do każdego z urzędów.
  • Przygotowanie regulaminu pracy. Najlepiej zlecić to sekretariatowi socjalnemu, jednak jako pracodawca możemy także wnieść kilka wymagań w stosunku do pracowników, które są dla nas ważne (grafik pracy, informowanie o chorobowym, składanie prośby o urlop itp.). Nie wszystko jest oczywiście możliwe i zgodne z kodeksem pracy, dlatego najlepiej jest się doradzić w biurze kadrowo-płacowym.

PIERWSZY PRACOWNIK

Jeśli już spełniliśmy wszystkie powyższe formalności, nadszedł czas na zatrudnienie pierwszego pracownika. Pierwszym i najważniejszym krokiem do potwierdzenia zatrudnienia jest DIMONA, czyli zgłoszenie pracownika do urzędu RSZ/ONSS. Dimona można zgłosić samemu na stronie www.socialsecurity.be lub przekazać do naszego biura kadrowo-płacowego.

W stosunku do pracownika powinniśmy przygotować następujące dokumenty:

  • umowa o pracę,
  • regulamin pracy,
  • instrukcje i szkolenie BHP podczas przyjęcia pracownika do pracy,
  • prowadzić ewidencję czasu pracy (trzeba przechowywać 5 lat),
  • indywidualny pasek pensji.

Często wymagane jest dopasowane ubranie robocze i ochronne oraz inne osobiste środki ochronne dla pracowników. W większości przypadków pracodawca jest odpowiedzialny za dostarczenie tych środków pracownikowi. Takiej informacji może udzielić biuro kadrowo-płacowe.

 

KOSZT PIERWSZEGO PRACOWNIKA

W każdym z trzech regionów Belgii pracodawcy przysługują różne ulgi, jeśli chodzi o składki na ubezpieczenie społeczne przy zatrudnianiu pracowników. Te ulgi są podobne w każdym regionie i obecnie istnieją trzy ich rodzaje:

  • Ograniczona strukturalna ulga RSZ/ONSS, czyli redukcja składek dla pracowników przy niskich zarobkach, wynoszących mniej niż 9588,01 euro brutto na kwartał.
  • Powyższą ulgę można kumulować z maksymalnie jedną z innych ulg dla pracodawców:
    • ulga przy zatrudnieniu starszych pracowników,
    • ulga przy zatrudnieniu pierwszego pracownika,
    • ulga przy zatrudnieniu młodych pracowników,
    • ulga z tytułu redukcji czasu pracy i czterodniowego tygodnia dla całego zakładu,
  • Premie jako zachęta do zatrudnienia pewnych grup pracowników, np. długotrwale bezrobotnych.

Pensja brutto czy stawka brutto pracownika dyktowane są przez komitet parytetowy (paritair comité) branży, w której zatrudniamy pracownika. Przy ustaleniu stawki musimy się także liczyć z funkcją i doświadczeniem pracownika.

Do miesięcznego wynagrodzenia dochodzą także ewentualne dodatki takie jak:

  • dojazd do pracy,
  • przemieszczanie się,
  • czeki obiadowe,
  • ekoczeki,
  • premia roczna,
  • wynagrodzenie urlopowe,
  • dodatki za pracę na zmianę, w nocy,
  • dodatki za nadgodziny,
  • dodatki za pracę w niedzielę lub w święto.

Nie zapominajmy o kosztach biura socjalnego, organu BHP i ubezpieczenia od wypadków przy pracy.

Zanim podejmiemy się zatrudnienia pracownika, warto poprosić w biurze kadrowo-płacowym o symulację pełnych kosztów zatrudnienia.

INNE WAŻNE ASPEKTY ZATRUDNIENIA

Język administracyjny pracodawcy

 

W zależności od lokalizacji siedziby operacyjnej firmy pracodawcy są zobowiązani do używania określonego języka (niderlandzkiego, francuskiego lub niemieckiego) w dokumentach socjalnych dla swoich pracowników. Użycie niewłaściwego języka skutkuje nieważnością dokumentów (np. pismo z zawiadomieniem o wypowiedzeniu umowy o pracę będzie nieważne, jeśli użyto niewłaściwego języka):

Czas pracy

Czas pracy to czas, w którym pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy. Czas pracy pracowników pełnoetatowych nie może przekraczać 9 godzin dziennie lub 38 godzin tygodniowo. Sposoby stosowania tego maksymalnego tygodniowego czasu pracy zależą od układu zbiorowego lub przepisów prawa pracy obowiązujących w przedsiębiorstwie. Czas trwania każdego okresu pracy nie może być krótszy niż trzy godziny.

W szczególnych okolicznościach można odstąpić od normalnych limitów czasu pracy. W zależności od okoliczności mogą, ale nie muszą być spełnione pewne formalności (jak np. uprzednie zezwolenie Inspekcji Społecznej). Przekroczenie limitu dziennego i/lub tygodniowego uprawnia do wypłaty dodatku za nadgodziny. Wynosi on co najmniej 50% normalnego wynagrodzenia za nadgodziny w zwykłe dni robocze i 100% normalnego wynagrodzenia za nadgodziny w niedziele i święta. Obowiązkowy odpoczynek nadrabiający zaległości musi być przyznany również za nadgodziny. W określonych warunkach pracownik może wybrać wynagrodzenie za nadgodziny. Od 1 lipca 2021 r. do 30 czerwca 2023 r. obowiązuje korzystny podatkowo system dla pracownika i pracodawcy w odniesieniu do pierwszych 180 godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym przypadających na pracownika.

Pomimo wstępnej administracji i kosztów związanych z zatrudnieniem pracowników nie zapominajmy, że pracownicy pomogą nam dalej rozwijać naszą firmę. Im lepiej będziemy ich traktowali, tym większa szansa na to, że pozostaną z nami na długi czas. Przez cały okres zatrudnienia naszym stałym partnerem i wsparciem jest biuro kadrowo-płacowe, które odpowie na każde pytanie związane z personelem.

 

Jowita Sokołowska

dyrektorka biura kadrowo-płacowego Payroll Planet

 

 

 

Gazetka 217 – grudzień 2022